Digipalvelujen käyttö, "etätyö" ja digitaalisen materiaalin hallinta ovat useimmissa seuroissa nykypäivää. On helpottavaa tietää, että asioihin löytyy seurabudjetille sopivaa apua, eikä kaikkea tarvitse tietää ja tehdä itse!

Olemme Oulun Voimisteluseurassa olleet jo vuosia kiinnostuneita käyttämään tietotekniikkaa apuna erityisesti johtokunnan arjessa. Toimintakertomukset ja -suunnitelmat on koottu porukalla pilvipalveluja hyödyntäen, valokuva-arkisto on "pilvessä" sekin ja yhteyttä pidetään sähköpostin lisäksi myös pikaviestisovelluksella. Vaikka olemme olleet aikaamme edellä monessa asiassa, on tiedostojen hallinta ollu tähän saakka hieman retuperällä. Johtokunnan kokousmateriaalit, tiedotteet ja muut tärkeät dokumentit ovat olleet hujan hajan johtokuntalaisten omissa pilvipalveluissa, muistitikuilla ja sähköpostikansioissa.

Koronapandemian ja myös johtokunnan etätyöskentelyyn siirtymisen myötä toimivat tietotekniset ratkaisut ovat nousseet arvoon arvaamattomaan. Ajankohtaiseksi tuli myös tiedostojen kokoaminen yhteen paikkaan. Selvitimme mahdollisuuksia ja päädyimme Microsoftin voittoa tavoittelemattomille yhteisöille maksutta tarjoamaan 365-palveluun. Palvelun käyttöönotto ei kuitenkaan ollut niin helppoa, kuin kuvittelimme, joten päädyimme kyselemään apuja käyttöönottoon Clementian Marko Heikkilältä, jonka yhteystiedot saimme PoPLin kautta. Markon kanssa kartoitimme seuran tarpeet, sovimme aikataulun ja sovittiin, että Marko laittaa 365-palvelun meille käyttökuntoon. Hetken kuluttua saimme johtokunnan jäsenten kirjautumistiedot sähköpostitse ja alustalla oli laitettu kaikki käyttövalmiiksi. Saimme Markon palvelut käyttöömme jäsenhintaan, jonka mielellämme sovitusti ja ripeästi parissa tunnissa tehdystä työstä maksoimme. Meiltä itseltä tähän olisi mennyt selvittelyineen ja tutustumisineen varmasti selvästi kauemmin. Sovimme, että Marko jää myös jatkossa "takapäivystäjäksi" ja hyppää apuun, mikäli palvelun kanssa tulee meillä jotain haasteita.

Teksti ja kuva: Riitu Ruokamo